Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

Fanes Breeze Lodges I.K.E. (řecká soukromá kapitálová společnost / Ιδιωτική Κεφαλαιουχική Εταιρεία)

Adresa: Fanes, 851 06, Rhodos, Řecko

Registrační číslo: 174728920000

Daňové identifikační číslo (AFM): 802345860

E-mail: milan@faneslodges.com

Telefon: +420 724 315 369

Webové stránky: faneslodges.com

Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO): Vzhledem k povaze a rozsahu naší činnosti nemáme zákonnou povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a žádného jsme nejmenovali. Ve všech záležitostech týkajících se ochrany osobních údajů a uplatnění vašich práv se na nás můžete obrátit na vyhrazené adrese: privacy@faneslodges.com (případně milan@faneslodges.com).

Tuto adresu sledujeme a vyřizujeme na ní žádosti subjektů údajů; nejedná se pouze o obecnou rezervační schránku.

Níže uvádíme jednotlivé účely zpracování, kategorie údajů a právní základ podle čl. 6 odst. 1 GDPR. U účelů založených na oprávněném zájmu uvádíme i konkrétní zájem; proti takovému zpracování máte právo vznést námitku (viz čl. 7).

Rezervace a plnění smlouvy o ubytování: jméno a příjmení, e-mail, telefon, země, termín pobytu, počet hostů a poznámky. Účel: vyřízení a správa vaší rezervace a poskytnutí ubytování. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

Platby: údaje nezbytné ke zpracování platby zálohy prostřednictvím platební brány Stripe. Účel: přijetí a vypořádání platby. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Údaje o platební kartě zadáváte přímo do brány Stripe; k číslům karet nemáme přístup, nevidíme je ani je neukládáme.

Kontaktní formulář a dotazy: jméno, e-mail, předmět a obsah zprávy. Účel: zodpovězení vašeho dotazu, případně provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost. Právní základ: oprávněný zájem na zodpovězení dotazů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), případně plnění smlouvy či opatření před jejím uzavřením (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Oprávněným zájmem je řádná a včasná komunikace s poptávajícími a hosty.

Rezervační poptávky přes Telegram a AI zpracování: hlasové zprávy, fotografie a text, které nám zašlete prostřednictvím rezervačního bota na Telegramu, včetně údajů, jež obsahují (jméno, termíny, počet hostů, volný text). Účel: přepis a strukturované zpracování vaší poptávky a její převedení do rezervace. Právní základ: oprávněný zájem na efektivním a přesném zpracování poptávek (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a dále provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Podrobnosti viz čl. 5 (Automatizované a AI zpracování).

Odběr novinek (newsletter): e-mailová adresa. Účel: zasílání marketingových sdělení. Právní základ: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), udělený formou dvojího potvrzení (double opt-in). Odběr můžete kdykoli zrušit.

Synchronizace s rezervačními portály (OTA): údaje o rezervaci přijaté od portálů jako Booking.com nebo Airbnb. Účel: párování a správa rezervací napříč kanály. Právní základ: oprávněný zájem na konzistentní správě obsazenosti a předcházení přeprodeji (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a plnění smlouvy o ubytování (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Viz též čl. 12 (Údaje získané od OTA).

Zabezpečení a prevence zneužití: IP adresa a údaje o prohlížeči (user agent), technické protokoly (logy). Účel: zabezpečení webu, prevence podvodů a zneužití. Právní základ: oprávněný zájem na ochraně webu a uživatelů před zneužitím (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Účetní a daňové povinnosti: údaje o rezervacích, platbách a vystavených dokladech. Účel: vedení účetnictví a splnění daňových povinností. Právní základ: splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) podle řeckých účetních a daňových předpisů.

K zajištění provozu webu, rezervací, plateb a komunikace využíváme níže uvedené zpracovatele, kteří mohou vaše osobní údaje zpracovávat naším jménem a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Přístup k vašim údajům poskytujeme pouze v rozsahu nezbytném pro daný účel a každý zpracovatel je smluvně zavázán k jejich ochraně.

Stripe — zpracování plateb a prevence podvodů (Irsko / USA).

Supabase — hosting databáze, autentizace a úložiště (EU).

Hostaway — channel manager a synchronizace s rezervačními portály (OTA).

Resend — odesílání transakčních e-mailů.

Google (Gemini) — AI přepis a strukturované zpracování rezervačních poptávek (extrakce údajů z fotografií). Předání do USA (viz čl. 4 a 5).

Telegram — provoz rezervačního chatbota, jehož prostřednictvím nám zasíláte poptávky (mimo EHP).

Meta / WhatsApp (WhatsApp Business / Cloud API) — komunikace s hosty (USA).

Coolify / Hetzner — hosting webu a serverová infrastruktura (Německo).

Pro zobrazení počasí využíváme službu Open-Meteo; této službě nepředáváme žádné osobní údaje.

Vaše osobní údaje můžeme dále předat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá právní předpis.

Většina našich zpracovatelů zpracovává údaje v rámci Evropské unie / Evropského hospodářského prostoru. K předání mimo EHP, zejména do USA, dochází u následujících zpracovatelů:

Stripe (zpracování plateb) — předání do USA.

Google / Gemini (AI zpracování poptávek) — předání do USA.

Meta / WhatsApp (komunikace s hosty) — předání do USA.

Telegram (rezervační chatbot) — zpracování mimo EHP.

Tam, kde k takovému předání dochází, je zajištěno na základě vhodných záruk podle GDPR: zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany v rámci rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (EU–US Data Privacy Framework), je-li daný příjemce certifikován, a/nebo na základě standardních smluvních doložek Evropské komise podle čl. 46 GDPR, případně dalších uznávaných mechanismů.

Kopii příslušných záruk nebo informaci o tom, kde jsou dostupné, si můžete vyžádat na adrese privacy@faneslodges.com.

Poptávky, které nám zašlete prostřednictvím rezervačního bota na Telegramu, zpracováváme s pomocí nástrojů umělé inteligence, abychom je mohli rychle a přesně převést do rezervace:

Hlasové zprávy přepisujeme do textu pomocí služby pro automatický přepis řeči (Whisper).

Z fotografií, které nám zašlete (například ručně psané poznámky nebo údaje k rezervaci), automaticky extrahujeme relevantní údaje pomocí služby Google Gemini Vision.

Účel: zrychlení a zpřesnění zpracování rezervačních poptávek. Právní základ: oprávněný zájem na efektivním zpracování poptávek a dále provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. f) a b) GDPR).

Žádné rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky nečiníme výhradně automatizovaně. Konkrétně neprobíhá žádné automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR — výsledky AI zpracování vždy posuzuje a potvrzuje člověk před tím, než je rezervace přijata.

K přepisu a extrakci dochází pouze v rozsahu nezbytném pro vyřízení vaší poptávky; vstupní data zpracovávají uvedení zpracovatelé (viz čl. 3) a mohou být přenášena do USA (viz čl. 4).

Část vizuálů na webu (např. úvodní video a některé ilustrační obrázky aktivit) byla vytvořena nebo upravena pomocí generativní AI. Jde o ilustrační ztvárnění resortu a okolí; fotografie ubytování jsou skutečné. Transparentnost uvádíme v souladu s čl. 50 nařízení EU o umělé inteligenci (AI Act).

Používáme výhradně nezbytně nutné cookies: relační cookie pro přihlášení do administrace (Supabase) a cookie pro proces platby (Stripe checkout).

Nepoužíváme žádné analytické ani marketingové cookies a nepoužíváme žádné nástroje pro sledování třetích stran.

Vzhledem k tomu, že jde pouze o nezbytné cookies, je informace o nich pouze informativní — neexistuje žádné sledování, jehož byste se museli odhlásit. Podrobnosti najdete v samostatných Zásadách používání souborů cookie.

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel, nebo po dobu vyžadovanou právními předpisy. Pro jednotlivé kategorie platí:

Údaje o rezervacích a účetní/daňové doklady: po dobu vyžadovanou řeckými účetními a daňovými předpisy, zpravidla až 10 let.

E-mailová adresa pro zasílání newsletteru: do okamžiku, kdy odběr zrušíte (odvoláte souhlas).

Dotazy z kontaktního formuláře a komunikace: po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a navazující komunikaci, zpravidla 12–24 měsíců, není-li potřeba je uchovat déle (např. pro vznik rezervace).

Vstupní data z rezervačních poptávek (hlas, fotografie, text) přes Telegram: po převedení do rezervace je mažeme, ledaže je třeba je uchovat jako součást rezervační dokumentace.

Technické protokoly (logy) a bezpečnostní údaje: krátkodobě, zpravidla v řádu měsíců.

Platební údaje: po dobu stanovenou poskytovatelem platební brány (Stripe) a daňovými předpisy.

Po uplynutí příslušné doby údaje vymažeme nebo anonymizujeme.

Poskytnutí jména, kontaktních a platebních údajů je nezbytné k uzavření a plnění smlouvy o ubytování. Bez těchto údajů nemůžeme vaši rezervaci přijmout ani ubytování poskytnout.

Poskytnutí e-mailové adresy pro odběr newsletteru je zcela dobrovolné a založené na vašem souhlasu; jeho neudělení nemá žádné důsledky pro vaši rezervaci ani pobyt.

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte podle GDPR následující práva:

Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15).

Právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů (čl. 16).

Právo na výmaz (právo být zapomenut) (čl. 17).

Právo na omezení zpracování (čl. 18).

Právo na přenositelnost údajů (čl. 20).

Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21), včetně zpracování pro účely přímého marketingu.

Právo odvolat souhlas: je-li zpracování založeno na souhlasu (newsletter), můžete souhlas kdykoli odvolat (čl. 7 odst. 3 GDPR). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Souhlas s newsletterem odvoláte kliknutím na odhlašovací odkaz v každém e-mailu nebo zprávou na privacy@faneslodges.com.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 10).

Svá práva můžete uplatnit tak, že nás kontaktujete e-mailem na privacy@faneslodges.com (případně milan@faneslodges.com) nebo telefonicky na +420 724 315 369.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtách stanovených GDPR. Za účelem ověření vaší totožnosti vás můžeme požádat o doplňující informace.

Odběr newsletteru můžete kdykoli zrušit kliknutím na odhlašovací odkaz v každém zaslaném e-mailu.

Pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů byla porušena vaše práva, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Vzhledem k tomu, že správce je usazen v Řecku, je příslušným (vedoucím) dozorovým úřadem řecký Úřad pro ochranu osobních údajů — Hellenic Data Protection Authority (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα), web: dpa.gr.

Stížnost můžete podat i u dozorového úřadu v členském státě EU svého obvyklého bydliště nebo místa, kde mělo k údajnému porušení dojít.

Pokud si u nás rezervujete pobyt prostřednictvím online cestovní agentury (OTA), například Booking.com nebo Airbnb, získáváme vaše osobní údaje od tohoto portálu (prostřednictvím channel manageru Hostaway), nikoli přímo od vás.

Kategorie takto získaných údajů zahrnují zpravidla: jméno a příjmení, kontaktní údaje v rozsahu poskytnutém portálem, termín a podrobnosti rezervace a počet hostů. Zdrojem těchto údajů je příslušný rezervační portál.

Tyto údaje zpracováváme za účelem vyřízení a správy vaší rezervace na stejném právním základě a po stejnou dobu jako u přímých rezervací. Tyto zásady se vztahují i na takto získané údaje.

S jakýmkoli dotazem ohledně ochrany osobních údajů se na nás obraťte:

Fanes Breeze Lodges I.K.E.

Fanes, 851 06, Rhodos, Řecko

E-mail pro ochranu údajů: privacy@faneslodges.com

Obecný e-mail: milan@faneslodges.com

Telefon: +420 724 315 369